Pada kesempatan ini penulis ingin lagi berbagi tentang bagaimana cara menghubungkan atau merelasikan antara Microsoft office word dengan Microsoft office excel. Yang menjadi kasus pada tutorial ini adalah misalkan pada saat anda membuat sebuah surat yang akan di tujukan kepada beberapa orang atau beberapa tempat ataupun instansi. Nah, pada dasarnya ketika kita menghadapi masalah tersebut biasanya kita membuat beberapa halaman sesuai berapa surat yang akan di tujukan atau dengan cara mengganti setiap nama yang akan di print out.
Dengan memperhatikan masalah tersebut di atas maka seandainya surat atau kepada siapa akan di tujukan surat tersebut mencapai ratusan atau ribuan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama atau memakan waktu yang tidak sedikit untuk menyelesaikannya. Nah, untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis akan berbagi pengetahuan bagaimana cara membuat sebuah surat yang hanya di ketik dalam satu halaman yang nantinya dapat dig anti atau di isi dengan beberapa yang di tujukan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut ini.
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah buka jendela Microsoft office excel. Kemudian masukkan field yang anda butuhkan. Misalkan pada surat yang sering diganti isinya adalah Nomor Surat, Kepada yang di tujukan dan Alamat tujuan, jadi yang anda ketik adalah kolom A adalah Nomor Surat, kolom B adalah Nama Tujuan dan kolom C adalah Alamat. Setelah anda ketik fieldnya maka anda ketikkan lagi masing-masing record dari field tersebut. JIka masih bingun maka anda bisa lihat table di bawah ini.
Nomor Surat | Nama Tujuan | Alamat |
123/TES/XI/2014 | ARIS SUSANTO | KONSEL |
124/TES/XI/2014 | RAHMAT INGGI | UNAAHA |
124/TES/XI/2014 | HUSNI KAIMUDDIN | BAU-BAU |
Setelah anda sudah ketik seperti contoh table yang sudah di gambarkan di atas maka selanjutnya anda simpan file tersebut dengan nama database atau tergantung dari anda nama file yang akan anda berikan.
Langkah Kedua adalah buka jendela Microsoft office word lalu mulailah mengetik format surat seperti biasa yang anda buat yang tentunya memiliki kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, tanggal surat, kepada siapa di tujukan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan nama terang serta tanda tangan pengirim.
Langkah ketiga adalah koneksikanlah file excel yang sudah anda buat dengan cara masuk di menu Mailings tepatnya di group menu Start Mail Merge lalu klik tanda panah yang ada di menu Start Mail Merge sehingga muncul dropdown menu, langkah berikutnya anda klik pada menu Step by Step Mail Merge Wizard . . . sehingga muncul kotak menu di samping jendela kerja word anda. Selanjutnya anda klik menu Next:Starting document di bagian bawah pada step pertama lalu klik lagi Next:Select recipients pada step kedua. Setelah anda lewati step kedua maka pada step ketiga anda klik menu Browse... yang ada di bagian tengah jendela Mail Merge lalu cari file excel yang anda buat sebelumnya. Setelah di dapat filenya maka langsung klik tombol open.
Langkah ketiga setelah anda membuka file excel anda maka muncul kotak dialog Select table, dimana anda di perintahkan untuk memilih table dimana anda mengetik sebelumnya. Pada tutorial ini karena kita mengetik di sheet1 maka yang di pilih adalah table yang bernama Sheet1. Setelah anda pilih nama tabelnya maka anda klik Ok.
Langkah ke empat adalah arahkan kursor anda pada bagian yang akan di isikan datanya yaitu tepatnya pada bagian nomor dengan menempatkan kursor setelah kata nomor surat lalu masuk lagi di menu Mailings, klik tanda panah kecil pada menu Insert Mergge Field lalu klik Nomor Surat. Selanjutnya anda arahkan atau tempatkan lagi kursor anda pada nama yang di tuju lalu klik lagi insert merge field lalu pilih Nama yang di tuju, selanjutnya tempatkan kursor di bagian alamat lalu klik kembali insert merge field lalu pilih Alamat. Selanjutnya jika anda ingin melihat hasilnya maka anda klik menu Preview Results maka hasil atau record tersebut akan di tampilkan dari record pertama.
Langkah kelima untuk mencetak semua data-data tersebut dengan format surat yang sama maka anda masuk kembali di Menu Mailings lalu anda klik tanda panah kecil pada menu Finish & Merge sehingga muncul sub menu lalu pilih Print Documents� sehingga muncul kotak dialog Merge to printer. Jika anda akan mencetak secara keseluruhan maka anda pilih yang All, jika anda akan mencetak bagian yang aktif saja maka anda pilih Current record, akan tetapi jika anda ingin mencetak bagian tertentu saja maka anda pilih option ketiga dengan cara memasukkan index record yang di inginkan misalkan kita akan mencetak dari record 1 sampai 10 maka yang di masukkan di textbox From adalah angka 1 dan di textbox to adalah angka 10 lalu klik tombol Ok maka muncul kotak dialog untuk memprint. Selanjutnya anda langsung saja klik tombol Ok.
Update Contact :
No Wa/Telepon (puat) : 085267792168
No Wa/Telepon (fajar) : 085369237896
Email : Fajarudinsidik@gmail.com
No Wa/Telepon (puat) : 085267792168
No Wa/Telepon (fajar) : 085369237896
Email: Fajarudinsidik@gmail.com
atau Kirimkan Private messanger melalui email dengan klik tombol order dibawah ini :
